Når din faktura skal forhåndsgodkendes
I visse tilfælde er vi nødt til at bede om yderligere godkendelse fra din kunde vedrørende en faktura. Dette gøres primært for at verificere jeres forhold som handelspartnere og for at bekræfte, at fakturaens indhold stemmer overens med jeres aftale. Det er ikke nødvendigvis noget din kunde skal gøre for hver faktura.
Vi har også erfaret, at når din kunde forhåndsgodkender en faktura, så undgår vi i langt højere grad evt. senere indsigelser eller uoverensstemmelser omkring fakturaen og dens indhold, og får ryddet små fejl af vejen, om kan være til hinder for at din kunde betaler fakturaen.
Sådan foregår det
Vi har sørget for, at det kræver mindst muligt arbejde for dig og din kunde at gå gennem godkendelsesflowet. Når vi beder om en forhåndsgodkendelse af en faktura, får du en automatisk forespørgsel fra os på mail.
- Klik på knappen i e-mailen om at starte processen.
- Vælge, hvem du vil sende anmodningen til og skrive en besked til din kontaktperson hos din kunde.
- Tryk send og nu modtager din kunde en anmodning på mail om at forhåndsgodkende fakturaen sammen med en kopi af fakturakladden.
Når din kunde har forhåndsgodkendt fakturaen og vi har verificeret den, vil din udbetaling sættes i gang.
Hvad hvis min kunde ikke godkender fakturaen?
Din kunde har 7 dage fra udstedelsesdatoen til at forhåndsgodkende fakturaen. Dette giver dem tilstrækkelig tid til at gennemgå fakturaens detaljer og sikre, at alt er i overensstemmelse med jeres aftale. Vi anbefaler, at du følger op med din kunde efter at have sendt anmodningen for at sikre, at de har modtaget den, og er i stand til at behandle den inden for den angivne tidsramme.
Hvis din kunde ikke godkender fakturaen, kontakter vi dig for at informere om, at vi nu annullerer din faktura, og du kan sende den afsted til din kunde på helt normalt vis.
Bemærk venligst, at når vi har annulleret den i vores system, vil du se en kreditnota, som ligger klar i din kassekladde. Vær opmærksom på, at denne skal bogføres, men ikke sendes, da din kunde ikke har modtaget en endelig faktura og derfor ikke har behov for en kreditnota.